Cómo es la puesta en marcha
Qué pasa entre el «sí» y el día en que entra la primera familia. Estos son los pasos, en el orden en que pasan, y quién hace cada uno.
Paso a paso
El enlace para crear la escuela
Todo empieza en la lista de espera. Cuando ya lo hemos hablado, enviamos un enlace de un solo uso a la persona que liderará la puesta en marcha. El enlace vale 30 días.
Quien lo recibe confirma su dirección de correo y crea la organización allí mismo: el nombre, qué tipo de entidad sois, la lengua de la escuela y la dirección web que usaréis, del tipo kolma.app/in/vuestraescuela.
«¿Qué necesitáis?»
El mismo formulario hace una sola pregunta: qué os hace falta. Los mensajes, el calendario y el directorio de miembros están siempre. Además, podéis activar el seguimiento académico, el gobierno y los acuerdos, los recibos y las cuentas, y las tareas y las comisiones.
La escuela nace con la elección hecha. Más adelante podéis revisarla con el equipo de kolma.app.
El contrato de encargo del tratamiento
Antes de que nadie trate datos de personas, la escuela completa en línea el contrato de encargo del tratamiento del artículo 28 del RGPD: leéis el texto, rellenáis los datos de la entidad y de quien firma, y lo aceptáis. Queda guardada la versión aceptada. Hasta que no está hecho, las invitaciones y la importación del censo están cerradas, también para nosotros.
Tal como está hoy, este texto es un borrador pendiente de revisión jurídica y de traducción profesional, y se mantiene en inglés. El formulario os lo dice antes de que aceptéis nada, y la versión definitiva se publicará en catalán y castellano.
El censo de la escuela
Subís una hoja de cálculo, CSV o XLSX, con las clases, el alumnado, los hogares y el personal. Tenéis plantillas para descargar. Antes de escribir nada, kolma.app os enseña fila a fila qué creará, qué actualizará y qué le falta, y no sigue hasta que lo confirmáis.
Las invitaciones
Al confirmar se genera un código para cada tutor o tutora y para cada persona del personal, con el rol que le hayáis puesto en la hoja. No se crea ninguna cuenta: cada cual entra cuando canjea su código.
Vosotros decidís si los correos los enviamos nosotros o si repartís los códigos por vuestra cuenta: la lista se puede copiar e imprimir. Si el proveedor de correo marca alguna dirección como no entregable, os la devolvemos marcada para que podáis avisar a esas personas por otra vía.
La lista de la puesta en marcha
En el panel hay una lista con los pasos, en orden: el acuerdo de tratamiento de datos, el censo, las comisiones si las usáis, las invitaciones, el primer comunicado, la puerta de entrada, el logotipo y el idioma, y la primera respuesta de una familia. No la marcáis vosotros: se calcula de lo que ya hay y se retira cuando está todo hecho.
Qué ven las familias y las maestras
Las familias
Reciben su enlace, lo abren, se identifican y ya están dentro. No hace falta instalar ninguna aplicación: kolma.app funciona en el navegador, tanto en el móvil como en el ordenador. Desde el primer día tienen los comunicados, el calendario y el directorio de la escuela; y si habéis activado las tareas, ven dónde hacen falta manos.
Las maestras y el personal
Cada persona del personal tiene su código y el rol que le habéis asignado. Se comunican con las familias desde la plataforma, sin dar el móvil personal. Una vez dentro hay guías para el equipo de gestión, para las maestras y para las familias, y hojas para imprimir y repartir el primer día.
Preguntas sobre la puesta en marcha
¿Hace falta que entre todo el mundo el primer día?
No. Los códigos se reparten cuando os va bien, y la importación se puede volver a pasar: quien ya ha entrado se queda como está y el resto se actualiza. La participación es voluntaria y gradual.
¿Quién hace la puesta en marcha?
Quien recibe el enlace, y después las personas que gestionen la escuela: la secretaría, las maestras o las familias que coordinan. No hace falta ningún perfil técnico.
¿En qué lengua llegan los comunicados?
En la lengua que elegís para la escuela cuando la creáis. Es la lengua de los comunicados, las convocatorias y los recibos que enviáis, sea cual sea la lengua de quien los recibe. Cada persona, además, puede poner la interfaz en catalán, castellano o inglés.
¿El contrato de datos ya es definitivo?
Todavía no. Hoy es un borrador pendiente de revisión jurídica y de traducción profesional, y os lo decimos en el formulario antes de que lo aceptéis. Cada aceptación queda guardada con la versión del texto que había en ese momento.